10 Langkah Dalam Membangun Sistem Manajemen Laboratorium

Halo, Labmate.

Sistem pengelolaan laboratorium adalah hal yang kompleks dan membutuhkan banyak data, terdokumentasi serta analisa dengan ketelitian yang tinggi. Untuk itu diperlukan sistem manajemen laboratorium yang komprehensif agar kualitas produk dan layanannya selalu konsisten. Mulai dari pencatatan, pengambilan dan pengujian sampel, hasil tes atau kalibrasi hingga pada pelaporan. Semua harus terjamin akurasi dan kualitasnya.

Anwar Hadi yang kita kenal sebagai pakar manajemen mutu laboratorium sekaligus penulis buku ini pernah membahas hal yang sangat menarik di dalam video yang berjudul “Menuju Akreditasi ISO/IEC 17025” di kanal youtube nya.

Beliau membahas mengenai 10 langkah bagaimana proses sistem manajemen pada suatu lab dapat berjalan dengan baik. Dituturkan bahwa ketika sebuah laboratorium akan melakukan proses akreditasi, maka penting untuk laboratorium menerapkan 10 langkah tersebut, antara lain:

  1. Komitmen

Anwar Hadi membagi level komitmen menjadi 4 bagian, yaitu:

l Political Commitment

Political Commitment ini adalah komitmen sesaat atau komitmen yang sifatnya hanya digunakan atas dasar kepentingan saja. Sebagai contoh, ketika seseorang akan melakukan akreditasi namun hanya berdasar pada kepentingan politis, maka dapat dipastikan itu tidak akan langgeng dan berjalan dengan baik.

l Education Commitment

Education Commitment adalah komitmen yang berlatar belakang pendidikan. Artinya, sebuah komitmen untuk melakukan akreditasi terjadi oleh karena hanya ada pada alasan antara hubungan pendidikan dan jenis pekerjaannya. Jika kedua hal tersebut tidak berhubungan maka belum tentu sebuah komitmen akan terbentuk di dalam pekerjaan.

l Emotional Commitment

Bentuk komitmen yang terjadi karena diminta atau diperintah oleh seseorang atau lembaga. Seperti contoh, si A diperintah oleh atasannya untuk melakukan proses akreditasi, maka komitmen itu terjadi bukan berangkat dari inisiatif melainkan perintah atasan.

l Spiritual Commitment

Berbeda dengan komitmen lainnya yang berlaku horizontal, Spiritual Commitment adalah segala komitmen yang berlaku vertikal kepada Tuhan Yang Maha Esa. Menurut Anwar Hadi, Spiritual Commitment adalah level komitmen tertinggi dari sebuah perusahaan yang menerapkan ISO/IEC 17025. Bagaimana tidak, pada level ini setiap personilnya bukan lagi memandang komitmen menjadi beban berat yang harus dilakukan tapi menjadikan komitmen tersebut sebagai bagian dari nilai ibadah dalam melakukan pekerjaan.

Jika ke empat level commitment diatas sudah dapat dipahami, yang berikutnya harus dilakukan adalah konsistensi.

  1. Konsistensi

Konsisten adalah kunci dari kesuksesan dalam meraih tujuan. Maka, untuk menghasilkan data hasil uji yang berkualitas mutunya dibutuhkan konsistensi dalam mengimplementasikan ISO/IEC 17025 sebagai bagian dari komitmen perusahaan.

  1. Perubahan

Apabila konsistensi berhasil diterapkan maka akan tercipta suatu perubahan. Anwar Hadi membagi perubahan tersebut menjadi 2 bagian, yaitu:

  1. Hard Competence

Hal ini mencakup aspek Pendidikan, Pelatihan dan Pengalaman. Menurut Anwar Hadi, ketiga cakupan tersebut relatif mudah dilakukan oleh karena semua itu dapat diperoleh dengan cara dididik sedemikian rupa hingga mencapai level yang ditentukan.

  1. Soft Competence

Hal ini mencakup aspek Perilaku, Motivasi dan Kerjasama. Ini adalah bagian yang cenderung sulit. Anwar Hadi menjelaskan bahwa ketika seseorang memiliki perilaku yang kurang baik dan memiliki motivasi yang lemah, maka bisa menyebabkan proses akreditasi menjadi terganggu.

  1. Inventarisasi Sumber Daya

Setelah proses perubahan terjadi dan berhasil diatasi, kemudian lakukan inventarisasi sumber daya dengan cara, yaitu:

  1.  Mendata peralatan dan melakukan kalibrasi
  1. Memastikan metode Quality Assurance atau Quality Control berjalan sesuai standard
  2. Memastikan seluruh personil taat pada asas manajemen
  3. Menggunakan bahan kimia berdasarkan certified reference material
  4. Memastikan fasilitas serta kondisi lingkungan memadai secara standard
  5. Membangun Organisasi

Di dalam ISO 17025 dinyatakan bahwa setidaknya suatu lab harus memiliki Key Person yang terdapat didalamnya. Yaitu:

  1. Manajer Puncak
  2. Manajer Mutu
  3. Manajer Teknis

Masing-masing dari posisi tersebut memiliki tupoksi yang berbeda namun tetap berkesinambungan dalam menjalankan suatu pekerjaan.

  1. Membuat Kebijakan Mutu

Dalam menentukan kebijakan mutu di laboratorium, setidaknya dbutuhkan 3 aspek kebijakan mutu yang terkait dengan :

  1. Kompetensi
  2. Ketidakberpihakan
  3. Konsistensi

Ketiga kebijakan mutu tersebut penting untuk dibagikan kepada seluruh personel laboratorium agar mampu dipahami dan diimplementasikan secara lebih optimal.

  1. Membuat Susunan Dokumen Sistem Manajemen Mutu Lab

Yang perlu dilakukan dalam penyusunan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Lab adalah:

  1. Menulis panduan yang berisi persyaratan pedoman mutu untuk menerapkan, memelihara, serta meningkatkan Sistem Manajemen Mutu.
  2. Membuat prosedur yang sesuai dengan lingkup Sistem Manajemen Mutu.
  3. Memberi instruksi kerja yang sesuai dengan standar.
  4. Serta melengkapi dokumen-dokumen pendukung.
  5. Menerapkan Dokumetasi Sistem Manajemen Mutu Laboratorium

Anwar Hadi menyebutkan bahwa komitmen adalah sumber dari penerapan Sistem Manajemen Mutu Lab. Penerapan sistem Manajemen Mutu Lab yang terdokumentasi perlu dilakukan untuk mendukung pencapaian yang konsisten terhadap ISO/IEC 17025 serta menjamin mutu data hasil pengujian/kalibrasi.

  1. Komunikasi

Pada keseluruhan proses diatas yang terjadi, terdapat komunikasi yang yang terjalin pada saat kita berkomitmen. Komunikasi yang baik adalah instrumen yang wajib dimiliki dalam menerapkan ke 8 poin diatas.

  1. Memberi Penghargaan dan Sanksi

Pada poin terakhir ini, Anwar Hadi menuturkan bahwa dalam mencapai kepatuhan terhadap Sistem Manajemen Laboratorium ISO/IEC 17025 di dalam suatu organisasi perlu diterapkannya  sanksi bagi personel lab yang melanggar kebijakan dan memberi apresiasi kepada personil yang berprestasi. Sehingga dengan iklim kompetisi tersebut diharap dapat menciptakan sebuah ruang lingkup kerja yang kompetitif.

Apabila keseluruhan proses mulai dari poin 1 hingga poin 10 dapat direalisasi, maka itu bisa disebut dengan Input. Menurut Anwar Hadi, Input yang dimaksud disini adalah adanya biaya pada penerapan proses manajemen mutu.

Jika terdapat Input, maka terdapat Output.

Output mencakup ke dalam aspek:

  1. Validitas Data atau Hasil
  2. Kepuasan Pelanggan
  3. Pengakuan dan Kredibilitas Laboratorium

 

Semoga artikel ini dapat memberi inspirasi dan membuka cakrawala bagi Labmate dalam Membangun Sistem Manajemen Laboratorium yang berkualitas dan bermutu baik. 

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these <abbr title="HyperText Markup Language">html</abbr> tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*